Bei der Leschaco Gruppe sind wir dem Schutz Ihrer Privatsphäre verpflichtet und stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten in verantwortungsvoller und transparenter Weise verarbeitet werden. Dieses Dokument soll Personen informieren, die unsere Geschäftskontakte innerhalb von Kunden-, Lieferanten- und anderen Geschäftspartnerorganisationen sind, darüber, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen dieser Geschäftsbeziehungen verarbeiten.

1. Verantwortlicher
Das Unternehmen innerhalb der Leschaco Gruppe, das eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen, Ihrem Arbeitgeber oder der von Ihnen vertretenen Organisation eingeht (sei es als Kunde, Lieferant, Dienstleister oder sonstiger Geschäftspartner), ist der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Gesellschaft der Leschaco Gruppe zuständig ist, können Sie sich auf die entsprechende Vereinbarung zwischen den Organisationen beziehen, Ihre übliche Geschäftskontaktperson kontaktieren oder sich an unseren unten genannten Datenschutzbeauftragten wenden.

2. Erhobene Informationen
Wir erheben eine Reihe personenbezogener Informationen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Grundlegende Identifikationsdaten wie Ihren Namen, Titel, berufliche Angaben, Unterschrift, E-Mail-Adresse und Kontaktdaten;
• Identifikationsnummern wie Reisepassnummern bei grenzüberschreitenden Lieferungen, Mitarbeiterausweisnummern in Partnerorganisationen und behördlich ausgestellte Ausweisdokumente;
• Kommunikationsaufzeichnungen, einschließlich E-Mails, Nachrichten, Anrufhistorien und anderer Korrespondenz im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen und Logistikprozessen;
• Transaktionshistorie, einschließlich Bestellungen, Rechnungen und Versanddetails, sofern personenbezogene Daten mit diesen Transaktionen verknüpft sind;
• Screening-Daten, einschließlich der Information, ob Ihr Name auf behördlichen oder branchenspezifischen Sanktions- und Beobachtungslisten erscheint, zur Einhaltung geltender Exportkontroll-, Handels- und Finanzvorschriften;
• Historie der Nutzung von Dienstleistungen, Umfrageantworten, Teilnahme an Webinaren und Schulungen sowie die damit verbundenen Metadaten;
• Authentifizierungs- und Zugangsdaten zur sicheren Nutzung von Leschaco-Onlineplattformen und -systemen, soweit zutreffend.

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
• Verwaltung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern;
• Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen, einschließlich Logistik, Spedition, Zollabfertigung und damit zusammenhängender Leistungen;
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten wie Rechnungen, Konnossementen, Versandinstruktionen sowie anderen vertraglichen oder regulatorischen Unterlagen;
• Bearbeitung und Verwaltung von Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen;
• Bereitstellung von Kundenservice, einschließlich Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und Vorfallmanagement;
• Durchführung der täglichen Geschäftskommunikation und Koordination von Transaktionen sowie Nachweisführung über diese Kommunikation;
• Steuerung der Bewertungs-, Kommunikations- und Auswahlprozesse im Zusammenhang mit potenziellen Lieferanten, einschließlich der Bearbeitung von Angeboten und Ausschreibungen;
• Verbesserung der Funktionalität, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der digitalen Werkzeuge, automatisierten Systeme und Softwareplattformen, die unsere Geschäftsprozesse unterstützen – einschließlich durch die Analyse von Betriebs- und Interaktionsdaten;
• Durchführung interner Analysen und Leistungsüberwachung zur Optimierung der Servicebereitstellung und der betrieblichen Prozesse;
• Durchführung von Marketing- und Kundenbindungsmaßnahmen (vorbehaltlich der geltenden gesetzlichen Anforderungen, einschließlich Einwilligung, sofern erforderlich. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit unserem Newsletter finden Sie in unserer Datenschutzerklärung auf der Website);
• Steuerung betrieblicher Abläufe, einschließlich Audits, Berichterstattung, Compliance-Überwachung und Ressourcenplanung;
• Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, einschließlich Zoll- und Handelskontrollen, Antikorruptionsgesetze und Aufbewahrungspflichten;
• Wahrung unserer gesetzlichen Ansprüche, unseres Eigentums, unserer Systeme und unseres Personals, einschließlich IT-Sicherheit und Betrugsprävention.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in erster Linie auf Grundlage unserer berechtigten Interessen. Diese bestehen insbesondere in der effektiven Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und sonstigen Geschäftspartnern, insbesondere wenn Sie als deren Beschäftigter oder Vertreter tätig werden.

Unsere berechtigten Interessen umfassen auch wesentliche interne Funktionen wie Vertragsverwaltung, Buchhaltung, Compliance-Screening, Nachhaltigkeitsinitiativen, den Schutz unserer physischen und digitalen Infrastruktur, die Abwehr von Rechtsansprüchen sowie die Sicherstellung der Effizienz und Kontinuität unserer Geschäftstätigkeit.

Dies umfasst auch unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Weiterentwicklung der digitalen Systeme und Werkzeuge, die unsere Geschäftsprozesse unterstützen, einschließlich durch die Analyse von Interaktionsdaten zur Steigerung von Funktionalität, Leistung und Zuverlässigkeit. 

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, denen wir unterliegen. Hierzu können steuerrechtliche, handelsrechtliche und zollrechtliche Vorschriften, das Außenwirtschaftsrecht sowie Anforderungen zur Einhaltung von Geldwäsche- und Sanktionsvorschriften gehören. So kann es beispielsweise erforderlich sein, Ihre Identität mit geltenden Sanktionslisten abzugleichen.

Besteht zwischen Ihnen und Leschaco ein direktes oder potenzielles Vertragsverhältnis, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten außerdem, um diesen Vertrag zu erfüllen oder auf Ihre Anfrage hin vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen.

4. Dritte, denen Ihre Daten offengelegt werden können
Eine Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt ausschließlich, sofern dies nach geltendem Recht zulässig oder erforderlich ist. Solche Empfänger können unter anderem folgende sein:

• Kreditinstitute und Finanzdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen;
• Rechtsanwälte oder Inkassodienstleister im Zusammenhang mit der Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche, etwa im Rahmen von Vollstreckungsverfahren.

Darüber hinaus setzen wir externe Dienstleister zur Unterstützung unseres Geschäftsbetriebs ein. Hierzu zählen Anbieter von IT-Infrastruktur, Cloud-Plattformen, sicherer Datenspeicherung, Archivierungs- und Vernichtungsdiensten, Druck- und Kommunikationsdienstleistungen sowie technische Dienstleister, die uns bei der Weiterentwicklung unserer internen Systeme und digitalen Werkzeuge unterstützen. Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, die geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen einzuhalten, sofern sie in unserem Auftrag tätig werden.

Sofern personenbezogene Daten an einen Dienstleister oder eine Gesellschaft der Leschaco Gruppe übermittelt werden, die sich außerhalb des Landes befindet, in dem die Daten ursprünglich erhoben wurden, stellen wir sicher, dass die Übermittlung im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften erfolgt. Bei Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) in Staaten außerhalb des EWR stützen wir uns auf eine der folgenden Garantien:

• Einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, der ein angemessenes Datenschutzniveau im Empfängerstaat bestätigt;
• Die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln oder gleichwertigen vertraglichen Regelungen, die geeignete Datenschutzgarantien sicherstellen;
• Ihre ausdrückliche Einwilligung, sofern keine andere Garantie greift und eine solche Einwilligung rechtlich wirksam ist.

Darüber hinaus können wir Ihre Daten innerhalb der Leschaco Unternehmensgruppe weltweit an verbundene Unternehmen weitergeben, soweit dies für interne Verwaltungs- und Betriebszwecke erforderlich ist und unter Einhaltung der jeweils geltenden Datenschutzanforderungen erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihre personenbezogenen Daten weder verkaufen noch anderweitig kommerziell verwerten. Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sind Grundprinzipien unserer Datenverarbeitung.

5. Aufbewahrungsfristen
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Solche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus dem Steuerrecht, dem Vertragsrecht oder aus Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Korruption ergeben. 

6. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen oder löschen zu lassen, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, bestimmten Arten der Verarbeitung zu widersprechen sowie – soweit anwendbar – eine Kopie Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Bitte beachten Sie, dass je nach Ihrem Aufenthaltsstaat zusätzliche Rechte gemäß den dort geltenden Datenschutzgesetzen bestehen können.

Wir verpflichten uns, Ihre Rechte zu wahren und ihre Ausübung zu ermöglichen. In bestimmten Fällen können wir jedoch die Bearbeitung einer Anfrage ablehnen, wenn zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Sie können Ihre Rechte jederzeit ausüben, indem Sie uns unter folgender E-Mail-Adresse kontaktieren:
privacy@remove-this.leschaco.com

 Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltende Datenschutzgesetze verstößt.

Wenn Sie sich innerhalb der Europäischen Union befinden, finden Sie eine Liste der nationalen Aufsichtsbehörden unter:
https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en 

7. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 
Bei Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

FIRST PRIVACY GmbH

Web: www.first-privacy.com

E-Mail: office@remove-this.first-privacy.com